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Feierabend-Business

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: So füllst du ihn 2026 aus

Maria Lengemann Stand: Oktober 2026 11 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermittelst du nach Aufnahme deiner gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit innerhalb eines Monats elektronisch an dein Finanzamt. Du findest ihn in Mein ELSTER und machst dort unter anderem Angaben zu deiner Tätigkeit, Gewinnermittlung, geschätzten Umsätzen und Umsatzsteuer. Schätze Umsatz und Gewinn realistisch, denn das Finanzamt kann auf dieser Grundlage Vorauszahlungen festsetzen.

Du hast dein Gewerbe angemeldet oder den ersten Auftrag angenommen und jetzt wartet ELSTER mit einem langen Formular? Das wirkt erstmal nach viel Bürokratie. Mit ein paar Zahlen und deinen persönlichen Angaben kommst du gut durch. Wichtig ist, dass du die Prognosen nachvollziehbar machst und deine Kleinunternehmerwahl verstehst.

Was ist der Fragebogen und wann musst du ihn abgeben?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung informiert das Finanzamt über deine neue selbstständige Tätigkeit und liefert die Grundlage für deine steuerliche Registrierung. Er gilt für gewerbliche und freiberufliche Tätigkeiten sowie für land- und forstwirtschaftliche Betriebe. Wenn du nur ein Gewerbe angemeldet hast, ersetzt das den Fragebogen nicht.

Nach § 138 Absatz 1b und Absatz 4 der Abgabenordnung musst du den Fragebogen innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch übermitteln. Du wartest also nicht erst auf eine Aufforderung. Die Frist gilt für neue Einzelunternehmen, egal ob du nebenberuflich oder hauptberuflich startest. Papier ist nur in einem besonderen Härtefall zulässig.

Der Beginn kann vor dem Datum deiner Gewerbeanmeldung liegen. ELSTER zählt auch Vorbereitungshandlungen wie den Einkauf von Waren für den Betrieb oder das Anmieten eines Ladenlokals als Tätigkeitsbeginn. Wenn du bereits erste Schritte gemacht hast, prüfe das Datum deshalb sorgfältig.

Deine Situation Was du beim Finanzamt einreichst Frist oder Hinweis
Neues Gewerbe oder neue freiberufliche Tätigkeit Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsbeginn
Gewerbe angemeldet Zusätzlich die Gewerbeanzeige beim Gewerbeamt Die Anzeige ersetzt den Fragebogen nicht
Kein ELSTER-Zugang Registrierung bei Mein ELSTER starten Aktivierung kann Zeit beanspruchen
Besonderer Härtefall Papierabgabe beim Finanzamt beantragen Nur mit Anerkennung des Härtefalls

Wenn du wegen der Anmeldung noch offene Punkte hast, findest du den Ablauf im Beitrag Nebengewerbe anmelden. Beim Fragebogen geht es nun um die steuerliche Einordnung und nicht um eine zweite Gewerbeanmeldung.

Wo findest du den Fragebogen: ELSTER statt Papier

Den Fragebogen für ein Einzelunternehmen findest du in Mein ELSTER unter „Formulare und Leistungen“ und „Alle Formulare“. Wähle dort „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“. Der Vordruck passt für ein Gewerbe genauso wie für eine freiberufliche Tätigkeit. Hast du bereits eine betriebliche Steuernummer? Falls nicht, beantragst du sie im Formular.

Für die elektronische Abgabe brauchst du ein ELSTER-Konto. Starte die Registrierung möglichst früh, weil Aktivierungsschritte anfallen. Wenn du noch keine betriebliche Steuernummer hast, wählst du im Formular „Neue Steuernummer beantragen“. Das Finanzamt wird anhand der zuständigen Adresse ausgewählt. Für die steuerliche Erfassung ist grundsätzlich das Finanzamt am Ort der Geschäftsleitung zuständig, bei einer freiberuflichen Tätigkeit der Ort, an dem du sie vorwiegend ausübst.

Die elektronische Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben. Einen Papierfragebogen darfst du nur bei einem besonderen Härtefall einreichen. Die Regel steht in § 138 Absatz 1b AO. Einfacher ist es, in ELSTER direkt zu starten und die Hilfetexte neben den Feldern zu nutzen.

Nach dem Absenden speicherst du das Übertragungsprotokoll für deine Unterlagen. Darüber kannst du später belegen, wann du den Fragebogen übermittelt hast. Die Steuernummer kommt nach der Prüfung durch das Finanzamt. Mehr dazu steht im Beitrag Steuernummer beantragen.

Welche Abschnitte hat der ELSTER-Fragebogen?

Der ELSTER-Fragebogen führt dich durch persönliche Daten, Angaben zum Betrieb, Gewinnermittlung und steuerliche Angaben. Die Bezeichnungen und Reihenfolge können sich mit der Formularfassung ändern. Orientiere dich an den aktuellen Feldnamen im Konto.

Formularbereich Was du einträgst Was du vorab bereitlegst
Steuernummer und Finanzamt Neue Steuernummer beantragen oder bestehende Nummer wählen Persönliche Steuerunterlagen und zuständige Betriebsadresse
Persönliche Angaben Adresse, Familienstand, Kontakt und gegebenenfalls Wirtschafts-Identifikationsnummer Ausweis, Steuer-ID und Bankverbindung
Angaben zur Tätigkeit Name des Betriebs, Beschreibung, Gründungsform und Beginn Gewerbeanzeige, Tätigkeitsbeschreibung und Startdatum
Gewinnermittlung Voraussichtliche Gewinnermittlungsart Überblick über Einnahmen und Ausgaben
Lohnsteuer Angaben, wenn du Beschäftigte hast Geplante Löhne und Arbeitsort
Umsatzsteuer Umsätze, Kleinunternehmerregelung und voraussichtliche Zahllast Umsatzplanung und Entscheidung zur Umsatzsteuer

Beschreibe deine Tätigkeit so, dass das Finanzamt versteht, was du konkret anbietest. „Online-Business“ ist zu allgemein. „Texterstellung für Onlineshops“ oder „Verkauf von handgemachten Kerzen über einen Webshop“ ist greifbarer. Wenn du mehrere klar unterschiedliche Leistungen anbietest, nenne sie alle.

Im Abschnitt zur Gewinnermittlung gibst du an, wie du den Gewinn berechnest. Für viele kleine Selbstständige ist die Einnahmenüberschussrechnung die passende Methode, sofern keine Buchführungspflicht besteht. Sie stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Eine ausführliche Erklärung findest du bei Einnahmenüberschussrechnung.

Der Abschnitt zur Lohnsteuer betrifft dich, wenn du Beschäftigte einstellst und Lohnsteuer abführen musst. Als Einzelperson ohne Personal kannst du die Angaben zu Arbeitnehmern meist überspringen. Bei einem Onlinebusiness ohne Beschäftigte ist das typischerweise kein großer Teil des Formulars.

Wie schätzt du Umsatz und Gewinn realistisch?

Umsatz und Gewinn sind zwei unterschiedliche Zahlen. Umsatz ist der Wert deiner Verkäufe und Leistungen, Gewinn bleibt nach Abzug der betrieblichen Ausgaben übrig. Das Formular fragt nach Schätzungen für das Jahr der Gründung und das Folgejahr. Trage eine vorsichtige, aber realistische Planung ein. Welchen Preis setzt du an?

Rechne nicht einfach deine Wunschzahl ein. Schätze stattdessen Kunden, Aufträge oder Verkäufe, die du tatsächlich für erreichbar hältst. Angenommen, du planst in den ersten Monaten vier Aufträge zu je 300 Euro und später zwei pro Monat. Rechne diese Aufträge zusammen und ziehe anschließend deine erwarteten Betriebsausgaben ab, etwa Software, Material oder Gebühren.

Bei den geschätzten Umsätzen berücksichtigt ELSTER steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze. Der Betrag ist also nicht automatisch dein erwarteter Gewinn. Falls du bereits ein weiteres Unternehmen oder umsatzsteuerpflichtige Vermietung hast, können auch dessen relevante Umsätze für die Kleinunternehmerregelung zählen.

Eine zu hohe Gewinnschätzung kann dazu führen, dass das Finanzamt Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzt, obwohl dein tatsächlicher Gewinn deutlich niedriger ausfällt. Bei zu niedriger Schätzung kann später eine Nachzahlung entstehen. Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind grundsätzlich vierteljährlich fällig. Wenn sich deine Erwartungen ändern, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung beantragen.

Schätzung Was gehört hinein? Rechenhilfe
Umsatz Erwartete Verkaufserlöse und Honorare Anzahl geplanter Verkäufe oder Aufträge mal Preis
Betriebsausgaben Erwartete betriebliche Kosten Monatliche Kosten mal Monate plus einmalige Ausgaben
Gewinn Erwarteter Überschuss nach Betriebsausgaben Umsatz minus Betriebsausgaben

Notiere kurz, wie du auf die Beträge kommst. Dann kannst du sie später mit der tatsächlichen Entwicklung vergleichen und bei Bedarf anpassen. Die Prognose ist keine Zusage, dass dein Unternehmen genau diesen Betrag verdienen wird. Wie viele Aufträge traust du dir am Anfang wirklich zu? Welche Ausgaben fallen schon vor dem ersten Verkauf an? Solche Fragen machen deine Schätzung brauchbarer als ein beliebiger runder Betrag.

Trenne für deine Planung die Zeiträume sauber. Wenn du erst im Laufe des Jahres startest, gibst du die voraussichtlichen Zahlen für das Eröffnungsjahr und das folgende Kalenderjahr an. Rechne bei einem Start im Herbst also nicht so, als hättest du zwölf volle Monate für Umsatz. Was ist bis Jahresende realistisch? Für das nächste Jahr kannst du mit einem vollen Geschäftsjahr planen, musst aber keine Wunschentwicklung eintragen.

Kleinunternehmer ja oder nein: Was wählst du im Fragebogen?

Im Fragebogen entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden willst. Für eine Neugründung im Jahr 2026 darf der Gesamtumsatz im Gründungsjahr 25.000 Euro nicht übersteigen. Überschreitest du die Grenze, wird bereits der Umsatz, der sie überschreitet, umsatzsteuerpflichtig.

Ab dem Folgejahr gilt zusätzlich die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. In den späteren Jahren darf dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen und der Umsatz im laufenden Jahr die 100.000 Euro nicht übersteigen. Diese Werte beziehen sich auf den Gesamtumsatz nach den Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Prüfe dabei alle relevanten Unternehmensteile.

Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer gesondert aus und ziehst keine Vorsteuer aus betrieblichen Einkäufen ab. Es gibt besondere Ausnahmen, zum Beispiel bestimmte Leistungen aus dem Ausland, bei denen trotzdem Umsatzsteuer anfallen kann. Wenn du viele Anfangsinvestitionen planst oder vor allem Geschäftskunden hast, vergleiche die Auswirkungen sorgfältig.

Du kannst im Fragebogen auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre an die Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften, erst danach kannst du ihn widerrufen. Wähle das nicht beiläufig. Die Regeln und eine Entscheidungshilfe findest du unter Kleinunternehmerregelung.

Möglichkeit Umsatzsteuer auf Rechnungen Vorsteuerabzug Bindung
Kleinunternehmerregelung nutzen Grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausweisen Kein Vorsteuerabzug Keine fünfjährige Bindung durch Verzicht
Auf die Regelung verzichten Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln behandeln Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich Mindestens fünf Kalenderjahre

Wenn du dir bei der Wahl unsicher bist, kannst du vor dem Absenden eine Steuerberatung fragen. Entscheidend sind dein Umsatzplan, deine Kosten und die Art deiner Kunden. Verkaufst du hauptsächlich an Privatleute, spielt der Endpreis oft eine andere Rolle als bei Geschäftskunden. Planst du größere Anschaffungen? Dann vergleiche, wie der fehlende Vorsteuerabzug deine Kosten beeinflusst.

Was passiert nach dem Absenden?

Nach der elektronischen Übermittlung prüft das Finanzamt deine Angaben und teilt dir deine Steuernummer mit. Speichere das Übertragungsprotokoll. Das Finanzamt kann außerdem Rückfragen stellen oder Unterlagen anfordern.

Je nach deiner Prognose kann das Finanzamt Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzen. Bei Umsatzsteuerpflicht prüft es außerdem deine Angaben zur Zahllast und zu möglichen Voranmeldungen. Die Vorauszahlungen sind zunächst eine Vorausberechnung. Sie ersetzen nicht deine spätere Steuererklärung.

Kontrolliere die Bescheide und vergleiche die angesetzten Beträge mit deinem Geschäftsplan. Wenn du deutlich weniger Gewinn erwartest, beantragst du eine Anpassung beim Finanzamt und erläuterst die geänderte Prognose. Hebe die Unterlagen auf, die deine neue Einschätzung stützen.

Welche typischen Fehler solltest du vermeiden?

Die häufigsten Fehler sind ein falsches Tätigkeitsdatum, eine zu vage Beschreibung und Umsatz- oder Gewinnschätzungen ohne nachvollziehbare Rechnung. Geh vor dem Absenden jedes Feld noch einmal durch. ELSTER zeigt formale Fehler, kann aber nicht beurteilen, ob deine Zahlen zur Planung passen.

  1. Frist übersehen: Notiere den Tätigkeitsbeginn und den Ablauf der Monatsfrist sofort im Kalender.
  2. Startdatum verwechseln: Setze den Beginn nicht automatisch mit dem Datum der Gewerbeanmeldung gleich. Vorbereitungshandlungen können früher liegen.
  3. Umsatz mit Gewinn verwechseln: Ziehe die erwarteten Betriebsausgaben ab, bevor du den Gewinn einträgst.
  4. Kleinunternehmerwahl überfliegen: Lies die Folgen des Verzichts, bevor du die Option auswählst.
  5. Unrealistische Planung eintragen: Leite die Schätzung aus Preisen, Aufträgen und Kosten ab.
  6. Nach dem Senden nichts speichern: Sichere das Protokoll und prüfe regelmäßig dein ELSTER-Postfach.

Die erste Steuerprognose muss nicht auf den Euro genau stimmen. Sie sollte aber ehrlich und erklärbar sein. Ändern sich deine Pläne, melde dich beim Finanzamt, bevor eine große Abweichung zu einer unangenehmen Überraschung wird.

Häufige Fragen

Hier findest du kurze Antworten auf Fragen, die beim Ausfüllen oft auftauchen. Für deinen konkreten Fall können die Angaben im Fragebogen und deine Tätigkeit entscheidend sein.

Muss ich den Fragebogen auch als Freiberufler ausfüllen?

Ja, auch wenn du eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst, musst du dem Finanzamt die Aufnahme mitteilen. Dafür nutzt du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen. Ein Gewerbeschein ist für Freiberufler nicht erforderlich.

Was passiert, wenn ich die Monatsfrist verpasse?

Reiche den Fragebogen so schnell wie möglich nach und erkläre dem Finanzamt die Verspätung. Die gesetzliche Pflicht zur fristgerechten Übermittlung bleibt bestehen. Wenn du bereits ein Schreiben erhalten hast, beachte die dort genannte Frist.

Kann ich den Fragebogen auf Papier abgeben?

Grundsätzlich musst du ihn elektronisch über ELSTER übermitteln. Papier ist nur in einem besonderen Härtefall zulässig. Kläre mit deinem Finanzamt, ob dein Fall darunter fällt.

Muss ich die Umsätze exakt vorhersagen?

Nein, im Fragebogen geht es um eine Prognose. Sie sollte zu deinem Angebot, deinen geplanten Preisen und den realistischen Aufträgen passen. Passe deine Planung an, wenn sich die Geschäftsentwicklung stark verändert.

Ist Kleinunternehmer dasselbe wie Kleingewerbe?

Nein, das sind verschiedene Begriffe. Kleinunternehmer beschreibt eine Regel zur Umsatzsteuer, Kleingewerbe einen kleinen Gewerbebetrieb ohne kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb. Die Begriffe betreffen unterschiedliche Fragen, auch wenn sie ähnlich klingen.

Wann bekomme ich meine Steuernummer?

Das Finanzamt teilt dir die Nummer mit, nachdem es deinen Fragebogen geprüft hat. Eine feste bundesweite Bearbeitungsdauer gibt es nicht. Kontrolliere dein ELSTER-Postfach und deine Post auf Rückfragen.

Kann ich meine Gewinnschätzung später ändern?

Ja, wenn sich abzeichnet, dass dein Gewinn deutlich anders ausfällt, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung deiner Vorauszahlungen beantragen. Erkläre kurz, warum deine ursprüngliche Prognose nicht mehr passt. So vermeidest du unnötig hohe Vorauszahlungen.

Muss ich den Fragebogen ausfüllen, wenn ich noch keinen Umsatz habe?

Ja, die Pflicht hängt an der Aufnahme der Tätigkeit und nicht daran, ob schon Geld eingegangen ist. Trag deine voraussichtlichen Zahlen ein, auch wenn du im Eröffnungsjahr zunächst keine oder nur geringe Umsätze erwartest. Was ist dein realistischer Startplan?

Dein nächster Schritt

Wenn du den Fragebogen heute ausfüllst, leg zuerst eine Liste mit deinen geplanten Aufträgen, Einnahmen und Kosten an. Danach kannst du die Felder in ELSTER Abschnitt für Abschnitt durchgehen und vor dem Absenden die Prognose noch einmal prüfen.

Quellen