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Feierabend-Business

Kleinunternehmerregelung: Passt sie zu deinem Business?

Maria Lengemann Stand: Oktober 2026 11 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuer auf viele deiner Umsätze, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Dafür darfst du keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen abziehen. Für 2026 gelten diese Grenzen nach § 19 UStG. Ob die Regelung passt, hängt vor allem davon ab, wer deine Kunden sind und welche Ausgaben anstehen.

Du willst abends ein Angebot testen, vielleicht mit Beratung, einem digitalen Produkt oder einem kleinen Onlineshop. Dann taucht schnell die Frage auf: Kleinunternehmerregelung, ja oder nein? Der Name klingt nach einer Rechtsform. Das ist er nicht. Es geht allein um die Umsatzsteuer und darum, ob sie auf deinen Rechnungen auftaucht. Was bedeutet das für dich?

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Umsatzsteuerbefreiung für bestimmte Umsätze kleiner Unternehmen. Sie vereinfacht die Umsatzsteuer, ändert aber nichts daran, ob du selbstständig oder gewerblich tätig bist.

Du kannst freiberuflich oder gewerblich arbeiten und die Regelung nutzen, wenn du die Umsatzgrenzen einhältst. Ob du ein Gewerbe anmelden musst, ist eine andere Frage. Den Unterschied zwischen Kleingewerbe, Nebengewerbe und Kleinunternehmer solltest du deshalb getrennt betrachten.

Als Kleinunternehmer berechnest du auf deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze keine Umsatzsteuer. Auf deinen Rechnungen weist du also keinen Umsatzsteuerbetrag aus. Du kannst im Gegenzug die Umsatzsteuer, die dir etwa für Software, Arbeitsmaterial oder Beratung berechnet wird, nicht vom Finanzamt zurückholen. Sie bleibt Teil deiner Kosten.

Das ist der zentrale Tausch. Weniger Umsatzsteuer-Bürokratie auf der einen Seite, kein Vorsteuerabzug auf der anderen. Auch andere Umsatzsteuerpflichten können im Einzelfall bestehen, etwa bei bestimmten EU-Geschäften. Verkaufst du an Kunden im EU-Ausland? Lies dazu den Beitrag Umsatzsteuer als Kleinunternehmer.

Kleinunternehmer bedeutet übrigens nicht automatisch, dass du keine Steuern zahlst. Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer sind eigene Themen. Und für die Rechnung gelten Pflichtangaben, auch wenn keine Umsatzsteuer darauf steht. Was hineingehört, erklärt der Artikel Rechnung als Kleinunternehmer.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

2026 darf dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Grenzen müssen beachtet werden. Grundlage ist § 19 Absatz 1 UStG in der geltenden Fassung.

Situation Grenze 2026 Was bedeutet das?
Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Darüber gilt die Befreiung im laufenden Jahr nicht.
Umsatz im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Wird die Grenze überschritten, ist schon der Umsatz, der sie überschreitet, steuerpflichtig.
Gründungsjahr höchstens 25.000 Euro Im Jahr der Aufnahme zählt die 25.000-Euro-Grenze.

Es geht um den Gesamtumsatz nach den Regeln des Umsatzsteuergesetzes, nicht einfach um deinen Gewinn. Er wird anhand der vereinnahmten Entgelte berechnet. Für die Zuordnung zählt grundsätzlich, wann du das Geld erhältst. Einige steuerfreie Umsätze werden bei der Berechnung abgezogen, Verkäufe von Anlagevermögen bleiben ebenfalls außen vor. Hast du das bisher mit deinem Gewinn verwechselt?

Ein Beispiel macht die laufende Grenze deutlich. Du hast im Vorjahr 18.000 Euro Gesamtumsatz erzielt und nimmst im laufenden Jahr 96.000 Euro ein. Ein weiterer Auftrag bringt 7.000 Euro. Dieser Auftrag hebt den Umsatz über 100.000 Euro. Bereits dieser Umsatz ist nicht mehr steuerfrei nach § 19 UStG. Die früheren Umsätze bleiben von der Befreiung erfasst. Was solltest du daraus mitnehmen?

Planst du eine größere Bestellung oder einen Auftrag, behalte die Grenze im Blick. Sprich Preis und Umsatzsteuer rechtzeitig mit deinem Kunden ab. Wer plötzlich Umsatzsteuer nachberechnen muss, hat sonst ein unangenehmes Gespräch vor sich. Hast du deine Planung schon geprüft?

Wenn du erst im Laufe des Jahres gründest, gilt nicht automatisch eine anteilige Monatsgrenze. Für das Gründungsjahr ist der tatsächliche Umsatz bis 25.000 Euro maßgeblich. Das Bundesfinanzministerium stellt in seinem Anwendungsschreiben klar, dass im Jahr der Tätigkeitsaufnahme die Grenze von 25.000 Euro gilt. Das ist für deinen Start wichtig. Die 100.000 Euro sind kein Startfreibetrag.

Welche Vorteile und Nachteile hat die Regelung?

Die Kleinunternehmerregelung spart Verwaltungsaufwand und kann deine Preise für Privatkunden einfacher machen. Ein Nachteil ist die Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben, denn du kannst sie nicht als Vorsteuer abziehen. Welche Seite wiegt bei dir schwerer?

Vorteil Nachteil
Du schlägst auf steuerfreie Umsätze keine Umsatzsteuer auf. Du kannst keine Vorsteuer aus betrieblichen Einkäufen abziehen.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung entfallen grundsätzlich. Die Umsatzsteuer deiner Ausgaben bleibt ein Kostenfaktor.
Rechnungen und Buchführung sind bei rein inländischen Standardfällen oft einfacher. Geschäftskunden können die Umsatzsteuer einer Rechnung nicht als Vorsteuer abziehen, wenn keine ausgewiesen ist.
Für Privatkunden kann der Endpreis übersichtlicher sein. Die Umsatzgrenzen musst du sorgfältig überwachen.

Das Finanzamt kann dich trotzdem zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung auffordern. Und bei Sonderfällen, etwa bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen, können weitere Pflichten entstehen. Als Kleinunternehmer stellst du nicht einfach jede Umsatzsteuerfrage ab. Klingt das nach weniger Papierkram?

Du darfst keine Umsatzsteuer gesondert auf deiner Rechnung ausweisen, wenn deine Umsätze nach § 19 steuerfrei sind. Sonst kann daraus eine Zahlungspflicht entstehen. Nutze einen passenden Hinweis auf die Steuerbefreiung und prüfe deine Rechnungsvorlage vor dem ersten Auftrag. Steht in deiner Vorlage noch ein Steuersatz?

Was wie ein Vorteil wirkt, hängt auch vom Geschäftsmodell ab. Hast du hauptsächlich Privatkunden und wenige Ausgaben, kann der einfache Preis helfen. Kaufst du vor dem Start teure Technik oder Software, zahlst du die darin enthaltene Umsatzsteuer selbst. Bei Kundenunternehmen ist außerdem oft weniger entscheidend, ob dein Endpreis Umsatzsteuer enthält, weil sie diese bei Regelbesteuerung üblicherweise als Vorsteuer geltend machen können. Wer sind deine Kunden?

Für wen lohnt es sich? Zwei Rechenbeispiele

Die Regelung lohnt sich häufig bei niedrigen Ausgaben und Privatkunden, während hohe Investitionen oder überwiegend Geschäftskunden für die Regelbesteuerung sprechen können. Rechne mit deinen eigenen Preisen und Kosten, bevor du dich entscheidest.

Die folgenden Fälle sind vereinfachte Beispiele. Angenommen, du kannst deinen Preis wegen des Wettbewerbs nicht beliebig anpassen. Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent. Bei einer Umsatzsteuerbefreiung darfst du diese Steuer nicht gesondert berechnen. Wo stehst du eher?

Beispiel 1: Beratung für Privatkunden

Du bietest eine Beratung an und erwartest 30.000 Euro Umsatz im Jahr. Deine laufenden Kosten betragen 5.950 Euro inklusive 950 Euro Umsatzsteuer. Deine Privatkunden schauen vor allem auf den Endpreis.

Als Kleinunternehmer bleiben nach diesen Kosten 24.050 Euro vor Einkommensteuer und sonstigen Kosten. Du führst keine Umsatzsteuer auf die 30.000 Euro ab. Die 950 Euro Umsatzsteuer aus deinen Ausgaben bekommst du allerdings nicht zurück.

Bei Regelbesteuerung und gleichbleibendem Kunden-Endpreis von insgesamt 30.000 Euro entfallen darauf rund 4.790 Euro Umsatzsteuer. Der Nettoumsatz beträgt dann rund 25.210 Euro. Von den Kosten kannst du die enthaltene Vorsteuer von 950 Euro abziehen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Nach den Nettokosten von 5.000 Euro bleiben vor Einkommensteuer und sonstigen Kosten rund 20.210 Euro. Bei diesen Annahmen bringt die Kleinunternehmerregelung also ein höheres Ergebnis.

Das gilt nur, wenn du den Endpreis tatsächlich gleich halten musst. Kannst du deine Leistung mit Umsatzsteuer teurer anbieten, verschiebt sich der Vergleich. Prüfe auch, ob deine Kundinnen und Kunden den Preis akzeptieren. Bleibt dein Preis realistisch?

Beispiel 2: Auftrag für ein Unternehmen mit größeren Anschaffungen

Du verkaufst überwiegend an Unternehmen. Im Jahr planst du 30.000 Euro Nettoumsatz und kaufst Ausstattung für 11.900 Euro brutto. Darin stecken 1.900 Euro Umsatzsteuer.

Als Kleinunternehmer kannst du die 1.900 Euro nicht abziehen. Bei 30.000 Euro Einnahmen bleiben nach der Anschaffung 18.100 Euro. Bei Regelbesteuerung erhältst du für den Umsatz zusätzlich Umsatzsteuer, die dein Geschäftskunde bei erfüllten Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen kann. Du kannst die 1.900 Euro Vorsteuer aus der Anschaffung geltend machen. Dein Ergebnis vor weiteren Kosten und Steuern liegt damit 1.900 Euro höher.

In diesem Beispiel kann der Wechsel zur Regelbesteuerung finanziell besser sein. Deine tatsächlichen Kosten, Preise, Umsätze und die Art deiner Kunden entscheiden. Bei Unsicherheit hilft eine Steuerberatung oder dein Finanzamt. Welche Investitionen planst du wirklich?

Wie meldest du dich als Kleinunternehmer an?

Du beantragst die steuerliche Erfassung beim Finanzamt und machst dort Angaben zu deiner geplanten Tätigkeit und deinen Umsätzen. Einen separaten Statusantrag mit eigenem Formular gibt es im normalen Gründungsablauf nicht.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird elektronisch über ELSTER an dein Finanzamt übermittelt. ELSTER nennt dafür eine Frist von einem Monat nach Aufnahme der Tätigkeit. Bereite deine Schätzung deshalb vor, bevor der erste Auftrag ansteht. Hast du schon einen Zugang zu ELSTER?

  1. Registriere dich bei ELSTER, falls du noch kein Konto hast.
  2. Wähle den Fragebogen für deine Tätigkeit, zum Beispiel als Einzelunternehmen.
  3. Beschreibe, was du anbietest und wann du startest.
  4. Schätze deine Einnahmen für das laufende und das nächste Jahr realistisch.
  5. Triff im Fragebogen deine Umsatzsteuerwahl und prüfe die Angaben vor dem Absenden.
  6. Übermittle den Fragebogen elektronisch an das zuständige Finanzamt.

Verlass dich nicht darauf, dass im Formular schon die passende Auswahl gesetzt ist. Lies die Fragen zur Umsatzsteuer aufmerksam. Wenn du die Regelung nutzen willst, prüfe die entsprechende Auswahl. Wenn du auf sie verzichten möchtest, achte auf die Folgen und die Bindung. Ist deine Umsatzprognose belastbar?

Nach der Prüfung vergibt das Finanzamt deine Steuernummer. Danach kannst du Rechnungen schreiben. Prüfe dabei, dass deine Vorlage keinen Umsatzsteuersatz oder Steuerbetrag ausweist, wenn deine Umsätze steuerfrei nach § 19 sind.

Wie kannst du verzichten oder später wechseln?

Du kannst gegenüber dem Finanzamt auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und die Regelbesteuerung wählen. Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre.

Der Verzicht kann zum Beispiel passen, wenn du zu Beginn hohe Anschaffungen planst oder hauptsächlich Geschäftskunden hast. Denn dann kann der Vorsteuerabzug wichtig sein. Bei wenig Ausgaben und vielen Privatkunden kann der Verzicht dagegen den Verwaltungsaufwand erhöhen, ohne dass er sich rechnet.

Für inländische Unternehmer erlaubt § 19 Absatz 3 UStG die Verzichtserklärung bis zum letzten Tag des Februars des zweiten Kalenderjahres nach dem Besteuerungszeitraum. Sie wirkt auf den Zeitraum zurück, für den du sie erklärst. Das ist eine Frist, die du dir notieren solltest. Ein später erklärter Verzicht kann also trotzdem für ein früheres Jahr gelten.

Die Bindung läuft mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kannst du den Verzicht mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen. Der Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung klappt aber nur, wenn du die Umsatzvoraussetzungen dann erfüllst. Ein Wechsel allein nach Ablauf der Bindung reicht nicht. Passt diese Bindung zu deiner Planung?

Auch ohne freiwilligen Verzicht musst du die Umsatzgrenzen jährlich prüfen. Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro, greift die Regelbesteuerung ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Bei mehr als 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr gilt die Befreiung im neuen Jahr nicht mehr. Stelle deine Angebote und Rechnungsabläufe darauf ein.

Häufige Fragen

Hier findest du kurze Antworten auf typische Fragen zur Kleinunternehmerregelung. Für Einzelfälle kommt es auf deine Umsätze und Leistungen an.

Ist die Kleinunternehmerregelung 2026 freiwillig?

Wenn du die Umsatzvoraussetzungen erfüllst, gilt die Steuerbefreiung grundsätzlich. Du kannst aber darauf verzichten und die Regelbesteuerung wählen. Dieser Schritt bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre.

Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein, für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze steht dir kein Vorsteuerabzug zu. Die Umsatzsteuer auf betriebliche Einkäufe bleibt damit Teil deiner Kosten. Wenn du darauf verzichtest und regelbesteuert wirst, kann der Vorsteuerabzug möglich sein.

Zählt mein Gewinn für die Umsatzgrenze?

Nein, für die Umsatzgrenze zählt grundsätzlich der Gesamtumsatz, nicht der Gewinn nach Abzug deiner Kosten. Maßgeblich sind vereinnahmte Entgelte und die besonderen Berechnungsregeln in § 19 Absatz 2 UStG. Deshalb können auch bei kleinem Gewinn die Umsatzgrenzen erreicht werden.

Was passiert, wenn ich 100.000 Euro überschreite?

Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist bereits umsatzsteuerpflichtig. Frühere Umsätze im selben Jahr bleiben steuerfrei, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt waren. Kläre mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung, wie du den Wechsel für Angebot und Rechnung umsetzt.

Muss ich im Gründungsjahr anteilig rechnen?

Nein, die Grenze wird nicht nach Monaten gekürzt. Im Jahr, in dem du deine Tätigkeit aufnimmst, ist die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich. Plane deinen Umsatz entsprechend.

Kann ich zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung wechseln?

Ja, wenn du freiwillig auf die Befreiung verzichtest, bist du mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Nach der Bindungszeit kannst du den Verzicht für ein kommendes Kalenderjahr widerrufen, sofern du die Voraussetzungen erfüllst. Auch ein überschrittener Grenzwert kann zum Wechsel in die Regelbesteuerung führen.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuererklärungen abgeben?

Grundsätzlich entfallen die üblichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Jahreserklärung nach § 18 Absatz 1 bis 4 UStG. Das Finanzamt darf in bestimmten Fällen trotzdem eine Erklärung anfordern. Sonderfälle und bestimmte grenzüberschreitende Umsätze können weitere Pflichten auslösen.

Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleingewerbe?

Kleinunternehmer beschreibt deine Behandlung bei der Umsatzsteuer. Kleingewerbe meint eine gewerbliche Tätigkeit, die keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Das eine legt das andere nicht fest.

Dein nächster Schritt

Nimm dir heute deine Umsatzplanung und die Liste deiner geplanten Anschaffungen vor. Vergleiche die Kundengruppe, den möglichen Endpreis und die nicht abziehbare Vorsteuer. Wenn größere Investitionen oder ein hoher Umsatz anstehen, klär die Entscheidung vor dem Absenden des Fragebogens mit einer Steuerberatung.

Quellen