Kleinunternehmer-Rechnung: Was muss draufstehen?

Der erste Auftrag ist geschafft. Jetzt fehlt nur noch die Rechnung und plötzlich fragst du dich, ob du eine Rechnungsnummer brauchst, welchen Steuerhinweis du verwenden sollst und ob ein PDF reicht. Die gute Nachricht: Als Kleinunternehmer sind die Pflichtangaben überschaubar. Mit einer klaren Vorlage vermeidest du unnötiges Chaos.

Was gehört auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Auf eine Kleinunternehmerrechnung gehören die Mindestangaben, die § 34a UStDV ausdrücklich nennt. Stellt dein Kunde die Abrechnung als Gutschrift aus, kommt das Wort „Gutschrift“ hinzu. Die Regel gilt für Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind. Sie ist seit 2025 die besondere, vereinfachte Vorgabe für Kleinunternehmer.

Du musst also keine Umsatzsteuer ausrechnen und keine Steuerbeträge oder Steuersätze ausweisen. Nutze trotzdem eine eindeutige Beschreibung. „Beratung“ ist oft zu vage. „Konzeptberatung für den Onlineshop am 12. Oktober 2026, zwei Stunden“ macht für beide Seiten klar, worum es geht.

Kann dein Kunde den Auftrag sofort erkennen? Lies die Leistungszeile einmal mit fremden Augen. Fehlt ein Zeitraum oder die genaue Art der Arbeit, ergänze ihn.

Die Rechnungsvorschrift verlangt unter § 34a UStDV keine fortlaufende Rechnungsnummer und kein separates Leistungsdatum als Pflichtangaben. Eine eigene Nummernfolge und das Datum der Leistung sind dennoch praktisch. Damit findest du Belege leichter wieder und ordnest Zahlungen einfacher zu.

Nimm die Steuernummer, die das Finanzamt dir erteilt hat. Wenn du deine Steuernummer beantragen möchtest, findest du im verlinkten Beitrag die nächsten Schritte. Alternativ kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angegeben werden. Deine private Steuer-Identifikationsnummer ist nicht die hier gemeinte Nummer.

Der Kundenname ist ebenfalls wichtig. Bei einer Firma verwendest du die genaue Unternehmensbezeichnung und Rechnungsanschrift. Bei Privatpersonen den vollständigen Namen und die Anschrift, an die die Rechnung gehen soll. Ein Kürzel oder nur eine E-Mail-Adresse genügt nicht.

Hast du die richtige Rechnungsadresse? Prüfe sie vor dem Versand, besonders bei einem neuen Auftrag.

Welcher Hinweis auf die Steuerbefreiung ist richtig?

Der Hinweis muss klar sagen, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. § 34a UStDV schreibt keinen einzelnen Wortlaut vor. Eine eindeutige Formulierung reicht.

Du kannst zum Beispiel schreiben: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Oder: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Beide Varianten erklären dem Kunden, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht.

Die Rechnung enthält einen Gesamtbetrag, aber keinen Umsatzsteuerbetrag und keinen Umsatzsteuersatz. Deine Preise nennst du als zu zahlenden Rechnungsbetrag. Verwende auch keine Begriffe wie „Nettobetrag plus Umsatzsteuer“, denn das würde etwas anderes versprechen.

Ist im Dokument noch ein Umsatzsteuersatz voreingetragen? Entferne ihn vor dem Versand. So entsteht kein falscher Eindruck.

Eine Formulierung wie „Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen“ ist für sich genommen weniger klar. Sie erklärt nicht, warum die Steuer fehlt. Ergänze deshalb den Verweis auf § 19 UStG.

Den Unterschied zwischen Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer solltest du kennen, wenn du Angebote kalkulierst oder eine Rechnungsvorlage baust. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuer auf die betreffenden Umsätze. Dafür kannst du die Umsatzsteuer aus deinen betrieblichen Einkäufen grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehen.

Wichtig ist, dass du die Regelung tatsächlich anwendest. Sobald du zur Regelbesteuerung wechselst oder deine Voraussetzungen nicht mehr erfüllst, musst du deine Rechnungen anpassen. Lies dazu auch die Kleinunternehmerregelung. Im Einzelfall hilft dir eine Steuerberatung oder dein Finanzamt.

Wie sieht ein Muster für eine Kleinunternehmer-Rechnung aus?

Das folgende Muster zeigt eine einfache Rechnung für eine Beratungsleistung. Ersetze die Beispieldaten durch deine echten Angaben und beschreibe den Auftrag so, dass dein Kunde die Leistung zuordnen kann.

Die Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, die Zahlungsfrist und die Bankverbindung stehen im Muster zur Orientierung. Sie gehören nicht zu den Pflichtangaben aus § 34a UStDV, machen eine Rechnung im Alltag aber verständlicher. Wenn du Waren verkaufst, nennst du außerdem die Menge und eine handelsübliche Bezeichnung.

Passt die Beschreibung zu deinem Auftrag? Tausche die Beratungsleistung im Beispiel gegen deine tatsächliche Arbeit aus.

Achte darauf, dass die Summe eindeutig ist. Schreibe nicht zusätzlich „zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer“ oder „Umsatzsteuer 0 Euro“. Für deine Kleinunternehmer-Umsätze nach § 19 gilt die Steuerbefreiung. Ein gesonderter Steuerausweis kann eine Steuerschuld auslösen.

Du kannst das Muster als Grundlage für eine Textverarbeitung oder Tabelle nutzen. Speichere eine unveränderbare Kopie der versendeten Rechnung ab. So kannst du später zeigen, welche Angaben du deinem Kunden geschickt hast.

Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen?

Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag höchstens 250 Euro beträgt. § 33 UStDV erlaubt dafür weniger Angaben als eine normale Rechnung. Bei Umsätzen, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, gehört auch bei dieser vereinfachten Rechnung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung hinein.

Für eine Kleinbetragsrechnung reichen grundsätzlich dein vollständiger Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, eine verständliche Beschreibung der Ware oder Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name und Anschrift deines Kunden sowie deine Steuernummer sind in dieser vereinfachten Variante nicht erforderlich.

Der Betrag von 250 Euro meint den Bruttogesamtbetrag. Für dich als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis entspricht er dem zu zahlenden Gesamtbetrag. Wenn du eine Rechnung an ein Unternehmen schreibst, kann es trotzdem sinnvoll sein, auch bei einem kleineren Betrag den Kundennamen aufzunehmen. Das erleichtert die Zuordnung.

Die Vereinfachung ist praktisch für einzelne kleine Verkäufe oder kurze Aufträge. Bei wiederkehrenden Geschäftskunden ist eine vollständige Rechnung oft übersichtlicher. Prüfe außerdem, ob tatsächlich deine Kleinunternehmer-Umsätze abgerechnet werden.

Liegt der Gesamtbetrag knapp unter der Grenze? Dann prüfe ihn vor dem Abschicken noch einmal.

Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnung ausstellen. Du darfst eine Papierrechnung oder eine sonstige Rechnung wie ein PDF verwenden. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das automatisch verarbeitet werden kann; ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.

Die Ausnahme von der Ausstellungspflicht steht für Kleinunternehmer in § 34a UStDV in Verbindung mit § 14 UStG. Wenn dein Geschäftskunde eine E-Rechnung möchte, könnt ihr das Format vereinbaren. Eine strukturierte E-Rechnung darfst du auch freiwillig senden.

Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem. Das gilt für inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, auch wenn sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Richte es so ein, dass du Rechnungen findest, öffnen und für deine Unterlagen speichern kannst.

Kannst du Anhänge dauerhaft sichern? Lege gleich einen passenden Ablageordner an.

Die Übergangsregelungen zur Ausstellung betreffen vor allem deine Geschäftspartner, die zur Regelbesteuerung gehören. Sie dürfen für bestimmte Zeiträume weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache elektronische Rechnungen senden. Frage bei Unklarheiten nach, in welchem Format eine Rechnung kommt, und bewahre die Datei unverändert auf.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Als Unternehmer musst du ausgestellte und erhaltene Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Beispiel: Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 bewahrst du grundsätzlich bis zum Ende des Jahres 2034 auf. Rechnungen müssen lesbar und während der ganzen Frist verfügbar sein. Digitale Rechnungen solltest du deshalb nicht nur in einem Postfach liegen lassen, das du später löschst.

Lege eine Ordnerstruktur nach Jahr und Belegart an, zum Beispiel „2026 / Ausgangsrechnungen“ und „2026 / Eingangsrechnungen“. Vergib eindeutige Dateinamen, etwa mit Rechnungsdatum und Nummer. Sichere die Daten regelmäßig und halte auch E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format fest.

Findest du eine alte Rechnung in wenigen Minuten? Falls nicht, vereinfache deine Ordnernamen.

§ 14b UStG regelt die Aufbewahrung von Rechnungen. Daneben enthält § 147 AO Fristen für weitere steuerlich relevante Unterlagen. Welche Frist für einen Beleg gilt, hängt von seiner Art ab. Für Rechnungen ist die besondere Achtjahresfrist maßgeblich. Bei einem laufenden Prüfungs- oder Steuerverfahren kann eine längere Aufbewahrung nötig sein.

Häufige Fragen

Hier kommen kurze Antworten auf typische Fragen zur Kleinunternehmerrechnung. Die Angaben beziehen sich auf eine Rechnung für Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind.

Muss eine Kleinunternehmer-Rechnung eine Rechnungsnummer haben?

§ 34a UStDV nennt keine Rechnungsnummer als Pflichtangabe. Eine fortlaufende Nummernfolge ist trotzdem hilfreich, damit du Rechnungen schnell findest und Belege ordentlich zuordnest. Wähle ein System, das du konsequent weiterführen kannst.

Muss ich das Leistungsdatum angeben?

Ein separates Leistungsdatum steht nicht in der Liste der Pflichtangaben nach § 34a UStDV. Eine klare Leistungsbeschreibung ist vorgeschrieben. Nenne das Datum oder den Zeitraum der Leistung trotzdem, wenn es dem Kunden hilft, den Auftrag einzuordnen.

Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?

Auf Umsätze, für die du die Kleinunternehmerregelung anwendest, weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus. Führe den Rechnungsbetrag als Summe auf und ergänze den Hinweis auf § 19 UStG. Bei einem unberechtigten Steuerausweis kann eine Steuerschuld entstehen.

Kann ich meine Rechnung als PDF verschicken?

Ja, du darfst als Kleinunternehmer eine sonstige Rechnung als PDF versenden. Eine E-Rechnung ist dagegen ein strukturiertes Format und kein bloßes PDF. Stimme dich mit deinem Kunden ab, falls er ein bestimmtes Format benötigt.

Brauche ich eine Steuernummer auf jeder Rechnung?

Auf einer Rechnung über 250 Euro muss eine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder eine passende Identifikationsnummer stehen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro lässt § 33 UStDV diese Angabe entfallen. Verwende nicht deine private Steuer-Identifikationsnummer.

Muss ich eine Rechnung an Privatkunden schreiben?

Die umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung hängt vom konkreten Umsatz ab. Für bestimmte Leistungen, etwa Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück, gelten besondere Pflichten. Wenn du unsicher bist, frag beim Finanzamt oder einer Steuerberatung nach.

Wie lange bewahre ich eine Kleinunternehmerrechnung auf?

Rechnungen musst du grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auch empfangene Rechnungen gehören in deine Ablage.

Dein nächster Schritt

Nimm dir heute zehn Minuten und prüfe deine Rechnungsvorlage. Sind alle Pflichtangaben enthalten, ist der Hinweis auf § 19 UStG eindeutig und fehlt jeder gesonderte Umsatzsteuerausweis? Dann kannst du deine nächste Rechnung sauber und ohne Rätselraten verschicken.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz § 14, Gesetze im Internet (abgerufen am 20.10.2026)
• Umsatzsteuergesetz § 14b, Gesetze im Internet (abgerufen am 20.10.2026)
• Umsatzsteuergesetz § 19, Gesetze im Internet (abgerufen am 20.10.2026)
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung § 33, Gesetze im Internet (abgerufen am 20.10.2026)
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung § 34a, Gesetze im Internet (abgerufen am 20.10.2026)
• Abgabenordnung § 147, Gesetze im Internet (abgerufen am 20.10.2026)
• Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen (abgerufen am 20.10.2026)