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Feierabend-Business

Umsatzsteuer als Kleinunternehmer: Wann musst du sie zahlen?

Maria Lengemann Stand: Oktober 2026 10 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Als Kleinunternehmer führst du auf deine inländischen Umsätze grundsätzlich keine Umsatzsteuer ab, solange die Voraussetzungen des § 19 UStG erfüllt sind. Trotzdem kann Umsatzsteuer anfallen, etwa wenn du bestimmte Leistungen aus dem Ausland beziehst oder die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschreitest. Für 2026 gelten eine Vorjahresgrenze von 25.000 Euro und eine Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Du schreibst deine erste Rechnung und fragst dich, ob du Umsatzsteuer berechnen musst. Dann kaufst du vielleicht noch ein Designprogramm aus dem Ausland oder bekommst einen größeren Auftrag. Genau bei solchen Alltagssituationen wird es für Kleinunternehmer knifflig. Die Regelung ist einfacher, aber sie nimmt dir nicht jede Umsatzsteuerpflicht ab. Welche Fälle solltest du kennen?

Zahlst du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer?

Für deine nach § 19 UStG steuerfreien inländischen Umsätze berechnest und zahlst du grundsätzlich keine Umsatzsteuer. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuer auf deine eigenen Leistungen, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Die Regeln gelten seit 2025 in dieser Form und damit auch 2026. Einzelheiten zur Wahl und zu den Folgen findest du im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung. Hier geht es um die Fälle, in denen du trotz dieser Befreiung mit Umsatzsteuer zu tun hast.

Auf deiner Rechnung darfst du keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Nenne stattdessen, dass die Leistung nach § 19 UStG steuerfrei ist. Eine passende Formulierung und die übrigen Pflichtangaben erklärt der Beitrag Rechnung als Kleinunternehmer. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, kann das Finanzamt die ausgewiesene Steuer von dir verlangen.

Der Haken: Du kannst auch keine Vorsteuer abziehen. Die Umsatzsteuer, die dir zum Beispiel auf eine Kamera, Büromaterial oder Software berechnet wird, bleibt Teil deiner Kosten. Und bei manchen Einkäufen schuldest du die Steuer selbst.

Wann fällt trotzdem Umsatzsteuer an?

Umsatzsteuer fällt trotz Kleinunternehmerregelung an, wenn ein besonderer Umsatz oder Leistungsbezug steuerpflichtig ist. Die Befreiung betrifft deine eigenen Umsätze im Inland, sie hebt andere Regeln des Umsatzsteuergesetzes nicht auf. Welche Ausnahme begegnet dir im Alltag?

Ein typischer Fall ist die Einfuhr von Waren aus einem Land außerhalb der EU. Dafür kann Einfuhrumsatzsteuer entstehen, die der Zoll erhebt. Sie ist auch für Kleinunternehmer grundsätzlich zu zahlen. Da du als Kleinunternehmer regelmäßig keinen Vorsteuerabzug hast, bleibt diese Steuer normalerweise ein Kostenpunkt.

Auch beim Bezug bestimmter Leistungen kann die Steuerschuld auf dich übergehen. Das nennt sich Reverse Charge oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Dazu gleich mehr. Die Rechtsgrundlage ist insbesondere § 13b UStG. Beziehst du Leistungen von einem Anbieter aus dem Ausland?

Wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, gelten für dich die allgemeinen Umsatzsteuerregeln. Dann stellst du Rechnungen mit Umsatzsteuer aus und kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Vorsteuer abziehen. Der Verzicht bindet dich mindestens für fünf Kalenderjahre. Überlege deshalb vorher, ob höhere Ausgaben und deine Kundengruppe den Wechsel rechtfertigen.

Situation Was gilt für dich?
Eigene inländische Leistung, Voraussetzungen erfüllt Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine Abführung für diesen Umsatz
Einkauf mit deutscher Umsatzsteuer Du zahlst sie an den Lieferanten, ziehst sie in der Regel nicht als Vorsteuer ab
Bestimmte Leistung von einem ausländischen Unternehmen Du kannst die Steuer nach § 13b schulden und musst sie erklären
Umsatz über der Grenze im laufenden Jahr Bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, fällt in voller Höhe unter die Regelbesteuerung
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung Allgemeine Umsatzsteuerregeln gelten, einschließlich möglicher Vorsteuer

Was gilt beim Einkauf aus dem Ausland und Reverse Charge?

Bei Reverse Charge berechnet der ausländische Anbieter für bestimmte Leistungen keine deutsche Umsatzsteuer, weil du als Leistungsempfänger die Steuer an das Finanzamt schuldest. Das gilt auch dann, wenn du Kleinunternehmer bist.

Ein oft vorkommendes Beispiel ist eine geschäftlich genutzte Online-Leistung eines Unternehmens aus dem EU-Ausland, etwa Software oder Werbung. Ob Reverse Charge greift, hängt davon ab, welche Leistung vorliegt, wo beide Unternehmen ansässig sind und ob die Leistung in Deutschland steuerbar ist. Für grenzüberschreitende sonstige Leistungen zwischen Unternehmen ist § 13b Absatz 1 UStG wichtig. Bei anderen ausländischen Leistungen kann Absatz 2 einschlägig sein.

Prüfe die Rechnung des Anbieters. Steht dort keine Umsatzsteuer und ein Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, kann das ein Signal für Reverse Charge sein. Der Hinweis allein ersetzt aber nicht deine Prüfung. Eine fehlerhafte Rechnung macht eine eigentlich bestehende Steuerschuld nicht automatisch hinfällig.

Wenn Reverse Charge gilt, berechnest du die deutsche Umsatzsteuer auf das Entgelt und meldest sie ans Finanzamt. Als Kleinunternehmer kannst du dieselbe Steuer normalerweise nicht als Vorsteuer abziehen. Sie wird damit zur echten Ausgabe. Bewahre die Rechnung und deine Berechnung auf. Hast du den Steuerbetrag in deiner Kalkulation berücksichtigt?

Bei Waren aus einem anderen EU-Staat gelten andere Regeln als bei digitalen Leistungen. Ein innergemeinschaftlicher Erwerb kann Umsatzsteuer auslösen. Für bestimmte Erwerber gilt nach § 1a UStG eine Erwerbsschwelle von 12.500 Euro. Sie ist nicht die Kleinunternehmergrenze. Wenn du gegenüber dem Lieferanten deine USt-IdNr. verwendest, kann das als Verzicht auf die Schwelle gelten und dich mindestens zwei Kalenderjahre binden.

Deshalb gilt: Eine USt-IdNr. ist keine allgemeine Befreiung von Umsatzsteuer. Wenn du regelmäßig EU-Software nutzt, Waren einkaufst oder Kunden im Ausland hast, frag vor dem nächsten Geschäft deine Steuerberatung oder das Finanzamt, wie genau der Umsatz zu behandeln ist.

Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest?

Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro, ist bereits der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei. Auf diesen und die folgenden steuerpflichtigen Umsätze musst du die Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln berechnen.

Beispiel: Dein Gesamtumsatz liegt bei 98.000 Euro. Ein neuer Auftrag bringt 5.000 Euro. Der Auftrag überschreitet die Grenze. Dieser Umsatz von 5.000 Euro unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung, auch wenn du bei Auftragserteilung noch Kleinunternehmer warst. Dokumentiere daher deine vereinnahmten Entgelte und prüfe die Summe vor Annahme größerer Aufträge. Wie nah bist du schon an der Grenze?

Du musst Umsatzsteuer nicht rückwirkend auf alle Umsätze des Jahres aufschlagen. Die Umsätze vor der Überschreitung bleiben nach § 19 steuerfrei, sofern die Voraussetzungen erfüllt waren. Kläre aber mit dem Kunden, ob dein vereinbarter Preis die Umsatzsteuer schon enthält oder ob sie zusätzlich berechnet werden kann. Sonst schmälert die Steuer deinen vereinbarten Betrag. Ist im Angebot klar geregelt, ob Umsatzsteuer hinzukommt?

Wenn du im Vorjahr mehr als 25.000 Euro Gesamtumsatz hattest, kannst du im Folgejahr die Befreiung ebenfalls nicht nutzen. Für 2026 zählt also dein Gesamtumsatz aus 2025. Der Übergang in die Regelbesteuerung beginnt dann grundsätzlich zum Jahresanfang. Anders als bei der laufenden 100.000-Euro-Grenze gibt es in diesem Fall keinen einzelnen Überschreitungsumsatz im neuen Jahr.

Nimmst du deine Tätigkeit erst im Laufe des Kalenderjahres auf, gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro. Bereits der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, fällt unter die Regelbesteuerung. Die 100.000-Euro-Grenze gilt nicht als Startgrenze für ein Rumpfjahr.

Wenn absehbar ist, dass du die Grenze überschreitest, aktualisiere deine Preisangaben und Rechnungsvorlage. Melde dich beim Finanzamt und klär, ab wann Voranmeldungen nötig sind. Auch bei einem geplanten Wechsel helfen deine Steuernummer und steuerliche Erfassung dabei, die Abläufe sauber aufzusetzen.

Musst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben?

Als Kleinunternehmer musst du normalerweise weder Umsatzsteuer-Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben. Eine Erklärung kann aber erforderlich sein, wenn du bestimmte Erwerbe oder Leistungen versteuern musst oder das Finanzamt dich dazu auffordert.

Das ist ein wichtiger Unterschied. Seit 2025 besteht keine pauschale Pflicht, dass jeder Kleinunternehmer jedes Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgibt. § 19 UStG nimmt Kleinunternehmer grundsätzlich von den Erklärungspflichten nach § 18 Absatz 1 bis 4 UStG aus. Unberührt bleiben die Pflichten für Fälle nach § 18 Absatz 4a UStG und eine Aufforderung des Finanzamts nach § 149 AO.

Zu den Fällen nach § 18 Absatz 4a gehören insbesondere innergemeinschaftliche Erwerbe und Leistungen, für die du als Empfänger die Steuer schuldest. Dann sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen für die betreffenden Voranmeldungszeiträume und eine Umsatzsteuererklärung erforderlich. Du meldest dort die geschuldete Steuer, obwohl deine eigenen Umsätze weiterhin unter die Kleinunternehmerregelung fallen können.

Die Voranmeldung wird grundsätzlich elektronisch über ELSTER übermittelt. Für sie gilt im Regelfall der zehnte Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Welcher Zeitraum für dich gilt und ob du überhaupt eine Voranmeldung abgeben musst, richtet sich nach deinem konkreten Sachverhalt und der Festsetzung durch das Finanzamt. Verlass dich bei einer ausländischen Rechnung also nicht darauf, dass der Kleinunternehmerstatus jede Meldung entfallen lässt.

Brauchst du eine Umsatzsteuer-ID?

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du nicht allein deshalb, weil du Kleinunternehmer bist. Sie wird relevant, wenn du am Waren- oder Dienstleistungsverkehr im EU-Binnenmarkt teilnimmst oder ein Geschäftspartner sie für einen konkreten Umsatz benötigt.

Beantragt wird die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern. Sie ist eine zusätzliche Kennung für dein Unternehmen und ersetzt deine Steuernummer nicht in allen Zusammenhängen. Auch Kleinunternehmer können sie beantragen. Hast du tatsächlich ein Geschäft im EU-Binnenmarkt?

Prüfe vor der Verwendung, welche Folgen sie für das konkrete Geschäft hat. Bei einem innergemeinschaftlichen Warenerwerb kann die Verwendung gegenüber dem Lieferanten als Verzicht auf die Erwerbsschwelle gelten. Eine Nummer also nicht einfach ins Kundenkonto eintragen, ohne die steuerlichen Folgen zu kennen.

Wenn du eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringst oder von dort beziehst, können zusätzlich Meldepflichten entstehen. Lass die Einordnung prüfen, bevor du regelmäßig grenzüberschreitend abrechnest. So vermeidest du eine Überraschung bei der nächsten Rechnung. Ist der Anbieter in Deutschland oder im Ausland ansässig?

Häufige Fragen

Hier findest du kurze Antworten auf typische Fragen zu Umsatzsteuer und Kleinunternehmerstatus. Bei grenzüberschreitenden Sonderfällen kommt es auf die konkrete Leistung und Rechnung an.

Darf ich Umsatzsteuer auf meine Rechnung schreiben?

Für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus. Nenne auf der Rechnung den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine Zahlungspflicht auslösen.

Kann ich die Umsatzsteuer aus meinen Einkäufen zurückholen?

In der Regel nein, solange du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Die Umsatzsteuer auf betriebliche Einkäufe ist dann keine abziehbare Vorsteuer und bleibt in deinen Kosten. Für Reverse-Charge-Steuer gilt das ebenfalls.

Muss ich wegen einer ausländischen Software Umsatzsteuer zahlen?

Das kann sein, wenn die Leistung unter die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers fällt. Dann musst du die deutsche Umsatzsteuer erklären und abführen, obwohl du Kleinunternehmer bist. Prüfe Rechnung und Leistungsart.

Muss ich 2026 eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Nicht automatisch. Kleinunternehmer sind grundsätzlich von den Umsatzsteuererklärungspflichten ausgenommen. Eine Erklärung wird etwa bei bestimmten EU-Erwerben, Reverse-Charge-Bezügen oder einer Aufforderung durch das Finanzamt nötig.

Was passiert bei mehr als 100.000 Euro Umsatz?

Der Umsatz, mit dem du die Grenze im laufenden Jahr überschreitest, ist nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei. Die davor ausgeführten begünstigten Umsätze bleiben grundsätzlich steuerfrei. Ab der Überschreitung musst du deine Abrechnung auf Regelbesteuerung umstellen.

Gilt die 100.000-Euro-Grenze auch im Gründungsjahr?

Nein. Wenn du deine Tätigkeit erst im laufenden Jahr aufnimmst, gilt für dieses Jahr die Grenze von 25.000 Euro. Bereits der Umsatz, der diese Grenze überschreitet, ist regelbesteuert.

Ist die Umsatzsteuer-ID für Kleinunternehmer Pflicht?

Nein, nicht allein wegen deines Status. Sie kann für bestimmte Geschäfte innerhalb der EU nötig oder praktisch erforderlich sein. Prüfe vor der Nutzung, ob sie bei einem Warenkauf eine Erwerbsschwelle verändert.

Was soll ich heute prüfen?

Sieh dir deine letzten Rechnungen aus dem EU-Ausland an und prüfe, ob dort Reverse Charge steht. Kontrolliere außerdem deine Umsatzsumme für 2025, denn sie entscheidet mit darüber, ob du 2026 Kleinunternehmer sein kannst. Bei einem unklaren Fall ruf beim Finanzamt oder deiner Steuerberatung an.

Dein nächster Schritt

Leg dir heute als nächsten Schritt eine einfache Liste deiner Umsätze an. Trenne darin inländische Verkäufe, EU-Warenkäufe und ausländische Dienstleistungen. Damit erkennst du früh, wann du nachfragen oder deine Rechnung umstellen musst.

Quellen